فردی به علت بیماری در یک مرکز درمانی بستری شده و تحت درمان قرار می گیرد درمان وی موفقیت آمیز بوده و پزشک معالج با توجه به بهبودی قابل قبول بیمار،دستور ترخیص وی را صادر می کند. پرونده بیمارجهت تصفیه حساب مالی به حسابداری ارسال می گردد و بعد از طی مراحل اداری، پرونده بسته شده و جهت ارسال به بایگانی آماده می شود. بیمار ، بیمارستان را به همراه اقوامش ترک می کند اما چند ساعت بعد با تنگی نفس و دیسترس تنفسی، chest pain و افت سطح هوشیاری مجدداً به همان مرکزدرمانی آورده می شود و بلافاصله در CCU بستری می گردد و برای بیمار پرونده جدید تشکیل می شود اما متأسفانه با تشخیص آمبولی ریه چند ساعت بعد فوت می کند. خانواده بیمار که با شوک ناگهانی فوت بیمارشان مواجه شده اند و هیچ دلیل منطقی برای فوت وی نمی یابند کادر درمانی و پزشکان معالج را متهم به قصور در امر درمان بیمار و ترخیص وی کرده و تهدید به شکایت در مراجع قانونی می کنند. یکی از کادر پرستاری به یاد می آورد که در گزارش پرستاری نوشته شده در زمان ترخیص بیمار، در پرونده اول وی مطالب مهمی را مکتوب نکرده است که اگر این موارد ثبت می شد مسلماً کمک بزرگی به دفاعیات کلیه کادر درمانی می نمود. اما پرونده بالینیِ اول بیمار به بایگانی ارسال شده است و امکان دسترسی به آن بر اساس موازین قانونی و اخلاقی وجود ندارد. از طرف دیگر عدم ثبت گزارش مذکور در پرونده که صد البته بر اساس واقعیت است می تواند باعث محکومیت کادر درمانی گردد! حال سوال این است که در چنین حالتی چه باید کرد؟ آیا پزشک معالج یا سایر کادر درمانی اجازه دارند که مجدداً به پرونده بالینی بیمار دسترسی یافته و مطالبی را به آن اضافه کنند و آیا واحد مدارک پزشکی بیمارستان بر اساس موازین قانونی و اداری می تواند چنین اجازه ای را به کادر درمانی بدهد یا خیر؟ مسلماً انجام چنین امری در چنین شرایطی ممکن نیست. اما راهکار مناسبی که به نظر می رسد این است که کادر درمانی ضمن هماهنگی با مسئولینِ بیمارستان، اقدام به مکتوب نمودن مستنداتی که از قلم افتاده نموده و آنها را در یک برگه مجزا که واجد تاریخ وساعت دقیق ثبت مستندات مذکور است و به امضاء نویسندگان آن می رسد ثبت نمایند و اضافه شدن این مکتوب به پرونده نیز صورتجلسه شود و به امضاء مسئولین بیمارستان برسد.